Advanced Filter
เปรียบได้กับเครื่องกรองสารพัดประโยชน์,ที่ทำงานตามโปรแกรมที่เราได้ตั้งไว้
ก่อนอื่น มารู้จักหน้าตาของเจ้ากรองขั้นสูง หรือ
Advanced Filter ตัวนี้
- Filter the list, in-place : เราใช้ตัวเลือกนี้ให้แสดงข้อมูลที่กรองแล้ว บนช่วงพื้นที่เซลล์เดิม
- Copy to another location : ตัวเลือกนี้กรองข้อมูลแล้ว copy ไปวางไว้ที่ ช่วงเซลส์อื่น หรือ ชีทอื่น
- List range : เซลล์เรนจ์ที่เราต้องการฟิลเตอร์ข้อมูล
- Criteria range : ไคทีเรียเรนจ์? หรือ เรนจ์ที่เราวางข้อกำหนด
- Copy to : ใช้เมื่อเราเลือกบันทึกไปพื้นที่อื่น
- Unique records only : กรองเฉพาะรายการที่เป็น Unique คือไม่ซ้ำ ไม่ duplicate
ตัวอย่างวิธีใช้ Advanced Filter ตัวกรองขั้นสูง 2 แบบ
ค้นหา Unique rows (ค่าที่ไม่ซ้ำ) ซึ่งในที่นี้แถว3 กับ แถว7 มีข้อมูลที่ซ้ำกันอยู่ คือ AP0001
- เปิดไฟล์งาน วางเม้าส์ไว้ที่ไหนก็ได้ใน worksheet
- เลือก Data > Advanced Filter
- Excel จะแสดงกล่องโต้ตอบ Advanced Filter
- ใต้ Action เลือก Filter the list, in-place
- ที่ List range: ใส่ ($A$2:$A$19)
- ติ๊กเครื่องหมายถูกที่ Unique records only
- จากนั้นคลิก ok จากภาพด้านล่างจะเห็นว่าแถว 7 หายไป
- สมมุติว่า ถ้าคอลัมท์ C ของ Row7 เป็นค่า 10 gram ตัวกรองจะไม่ซ่อน Row7 เพราะตัวกรองจะไม่เห็นว่ารายการนี้เป็นรายการที่ซ้ำ
- แล้วถ้าเราต้องการหาค่าไม่ซ้ำ Unique record เฉพาะบางคอลัมท์ล่ะจะทำยังไง ? จากตัวอย่างนี้ สมมุติว่าเราจะกรองรายการที่ไม่ซ้ำของคอลัมท์ Product ก็ให้เลือกเฉพาะพื้นที่คอลัมท์ A คือให้ใส่ $A2:$A19 ที่ List range เท่านั้น
Filter Criteria range & copy to ..กรองข้อมูลจากเงื่อนไขและวางผลลัพท์ไว้ที่เซลล์เรนจ์อื่น
- เปิดไฟล์งาน วางเม้าส์ไว้ที่ไหนก็ได้ใน worksheet
- เลือก Data > Advanced Filter
- Excel จะแสดงกล่องโต้ตอบ Advanced Filter
- ใต้ Action เลือก Copy to another location คือจากเลือกไปวางไว้ที่อื่นที่ไม่ใช่พืนที่ข้อมูลนี้
- ที่ List range: ใส่ ($A$2:$A$19)
- ที่ Criteria range: ใส่เซลล์เรนจ์ ($H$2:$I$3) พื้นที่กำหนดเงื่อนไข ซึ่งเราได้ใส่ < 100 คือค้นหารายการสินค้าที่ Stock Level น้อยกว่า 100 และ Stock Value มากกว่า 2,000
- ช่อง Copy to: ใส่เซลล์เรนจ์ที่ต้องการวางข้อมูลหลังจากกรองข้อมูล์แล้ว ($H$6:$I$13)
- จากนั้นคลิก ok
ผลลัพท์ของการกรองขั้นสูง แบบที่ 2
ข้อสังเกตุการใช้ตัวกรองขั้นสูง (Advanced Filter) แบบที่สอง
- ป้ายชื่อ Heading Label ทั้ง Criteria range (H2:I2) และ Copy to (H6:I6) ต้องเป็นชื่อเดียวกันกับตารางข้อมูลหลัก List range ไม่เช่นนั้น ตัวกรองจะไม่ทำการค้นหาให้
- ข้อมูลที่ทำใช้การกรองขั้นสูง์ ไม่จำเป็นต้องแสดงที่เซลล์เรนจ์เดิม ซึ่งยืดหยุ่นกว่าการใช้ตัวกรองอัตโนมัติ (Autofilter)
- เราสามารถปรับเปลี่ยน Criteria และ Copy to ได้ตลอดเวลาด้วยการเปลี่ยนป้ายชื่อ เช่นถ้าเปบี่ยน H2 เป็น ราคา ก็สามารถทำได้ด้วยการเปลี่ยนป้ายชื่อ(heading label) แล้วเรียกเมนูตัวกรองซ้ำอีกครั้ง ซึ่งทำให้ไม่ต้องไปเกี่ยวข้องกับตารางข้อมูลหลัก ซึ่งดีกว่าการใช้ Filter
