การใช้ Excel's Advanced Filter ตัวกรองขั้นสูง

Advanced Filter

เปรียบได้กับเครื่องกรองสารพัดประโยชน์,ที่ทำงานตามโปรแกรมที่เราได้ตั้งไว้

ก่อนอื่น มารู้จักหน้าตาของเจ้ากรองขั้นสูง หรือ
Advanced Filter ตัวนี้

เรียกใช้งานด้วยการเข้าเมนู Data > Sort & Filter แล้วคลิกที่ Advanced ซึ่ง Excel จะแสดงกล่องโต้ตอบ Advanced Filter ดูใต้ตัวเลือก Action จะเห็นหัวข้อต่างๆที่มีคุณสมบัติการใช้งานต่างๆ ดังนี้

1. Filter the list, in-place : เราใช้ตัวเลือกนี้ให้แสดงข้อมูลที่กรองแล้ว บนช่วงพื้นที่เซลล์เดิม
2. Copy to another location : ตัวเลือกนี้กรองข้อมูลแล้ว copy ไปวางไว้ที่ ช่วงเซลส์อื่น หรือ ชีทอื่น
3. List range : เซลล์เรนจ์ที่เราต้องการฟิลเตอร์ข้อมูล
4. Criteria range : ไคทีเรียเรนจ์? หรือ เรนจ์ที่เราวางข้อกำหนด
5. Copy to : ใช้เมื่อเราเลือกบันทึกไปพื้นที่อื่น
6. Unique records only : กรองเฉพาะรายการที่เป็น Unique คือไม่ซ้ำ ไม่ duplicate 

---

ตัวอย่างวิธีใช้ Advanced Filter ตัวกรองขั้นสูง 2 แบบ

ค้นหา Unique rows (ค่าที่ไม่ซ้ำ) ซึ่งในที่นี้แถว3 กับ แถว7 มีข้อมูลที่ซ้ำกันอยู่ คือ AP0001

1. เปิดไฟล์งาน วางเม้าส์ไว้ที่ไหนก็ได้ใน worksheet
2. เลือก Data > Advanced Filter
3. Excel จะแสดงกล่องโต้ตอบ Advanced Filter
4. ใต้ Action เลือก Filter the list, in-place 
5. ที่ List range: ใส่ ($A$2:$A$19)
6. ติ๊กเครื่องหมายถูกที่ Unique records only
7. จากนั้นคลิก ok จากภาพด้านล่างจะเห็นว่าแถว 7 หายไป
8. สมมุติว่า ถ้าคอลัมท์ C ของ Row7 เป็นค่า 10 gram ตัวกรองจะไม่ซ่อน Row7 เพราะตัวกรองจะไม่เห็นว่ารายการนี้เป็นรายการที่ซ้ำ
9. แล้วถ้าเราต้องการหาค่าไม่ซ้ำ Unique record เฉพาะบางคอลัมท์ล่ะจะทำยังไง ? จากตัวอย่างนี้ สมมุติว่าเราจะกรองรายการที่ไม่ซ้ำของคอลัมท์ Product ก็ให้เลือกเฉพาะพื้นที่คอลัมท์ A  คือให้ใส่ $A2:$A19 ที่ List range เท่านั้น

---

Filter Criteria range & copy to ..กรองข้อมูลจากเงื่อนไขและวางผลลัพท์ไว้ที่เซลล์เรนจ์อื่น

1. เปิดไฟล์งาน วางเม้าส์ไว้ที่ไหนก็ได้ใน worksheet
2. เลือก Data > Advanced Filter
3. Excel จะแสดงกล่องโต้ตอบ Advanced Filter
4. ใต้ Action เลือก Copy to another location คือจากเลือกไปวางไว้ที่อื่นที่ไม่ใช่พืนที่ข้อมูลนี้
5. ที่ List range: ใส่ ($A$2:$A$19)
6. ที่ Criteria range:  ใส่เซลล์เรนจ์ ($H$2:$I$3) พื้นที่กำหนดเงื่อนไข ซึ่งเราได้ใส่ < 100 คือค้นหารายการสินค้าที่ Stock Level น้อยกว่า 100 และ Stock Value มากกว่า 2,000
7. ช่อง Copy to: ใส่เซลล์เรนจ์ที่ต้องการวางข้อมูลหลังจากกรองข้อมูล์แล้ว ($H$6:$I$13)
8. จากนั้นคลิก ok

ผลลัพท์ของการกรองขั้นสูง แบบที่ 2

ข้อสังเกตุการใช้ตัวกรองขั้นสูง (Advanced Filter) แบบที่สอง

1. ป้ายชื่อ Heading Label ทั้ง Criteria range (H2:I2) และ Copy to (H6:I6) ต้องเป็นชื่อเดียวกันกับตารางข้อมูลหลัก List range ไม่เช่นนั้น ตัวกรองจะไม่ทำการค้นหาให้
2. ข้อมูลที่ทำใช้การกรองขั้นสูง์ ไม่จำเป็นต้องแสดงที่เซลล์เรนจ์เดิม ซึ่งยืดหยุ่นกว่าการใช้ตัวกรองอัตโนมัติ (Autofilter)
3. เราสามารถปรับเปลี่ยน Criteria และ Copy to ได้ตลอดเวลาด้วยการเปลี่ยนป้ายชื่อ เช่นถ้าเปบี่ยน H2 เป็น ราคา ก็สามารถทำได้ด้วยการเปลี่ยนป้ายชื่อ(heading label) แล้วเรียกเมนูตัวกรองซ้ำอีกครั้ง ซึ่งทำให้ไม่ต้องไปเกี่ยวข้องกับตารางข้อมูลหลัก ซึ่งดีกว่าการใช้ Filter