การใช้ SUMIF, SUMIFS รวมข้อมูลแบบมีเงื่อนไขใน excel

ถ้าเปรียบเทียบการทำงานกับถนนทูเวย์
ถนนด้านหนึ่งคือ Vlookup ถนนอีกด้านคือ Sumif ด้วยคุณสมบัติการทำงานที่สวนทางกัน

• Vlookup = one from many ดึงคำตอบหนึ่งข้อมูล จากแหล่งข้อมูลที่มากมายหลากหลาย
• Sumif = many to one เป็นการรวมผลลัพท์จากข้อมูลจากหลายๆ ข้อมูล

แล้วเมื่อไรควรใช้ Sumif??

เพราะ Sumif ก็คือการรวมผลลัพท์ โดยกำหนดจากค่าอ้างอิงในฟังก์ชัน เช่น ต้องการหายอดรวมค่ารถโดยสาร จากรายการที่เก็บรวมรวมไว้ทั้งเดือน ดังนั้น sumif จึงเป็นฟังก์ชัน ที่มีคุณสมบัติเหมาะสม เมื่อต้องการรวมผลลัพท์หรือสรุปยอดตัวเลขจากฐานข้อมูลที่มีการบันทึกค่าซ้ำๆ กันมากมาย และสิ่งสำคัญที่จะทำให้ฟังก์ชันอย่าง Sumif เวริ์คสุดๆ คือต้องมีฟิลด์ข้อมูลหลัก ที่มีค่าไม่ซ้ำ (primary key) เพื่อให้สามารถใช้เป็นตัวอ้างอิงให้ดึงค่าจากฐานข้อมูลมารวมให้ถูกต้อง

ไวยากรณ์

=SUMIF (range, criteria, sum_range)

• range: เซลล์หรือช่วงของเซลล์ที่เป็นโจทย์ เพื่อใช้หาผลรวมของ sum_range
• criteria: เป็นเงื่อนไขที่ระบุ
• sum_range: คือช่วงเซลล์ที่ต้องการหาผลรวม

ไวยากรณ์

SUMIFS(sum_range, criteria_range 1, criteria 1 criteria_range 2, criteria 2..)

• sum_range: เหมือนกับ Sumif คือเซลล์ที่ต้องการหาผลรวม
• criteria_range: range ที่เป็นเงื่อนไขสำหรับ SUMIFS
• Sumif สามารถรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง ด้วยเงื่อนไขที่แตกต่างได้เป็นอย่างดี

---

ตัวอย่างการใช้ SUMIF และ SUMIFS ให้คืนค่าผลรวม iPod ในสต็อค

• Branch (Column A)คือสาขาสมมุติให้มีสาขา A, B และ C
• Product (Column B) กับ Mem. (Column C)คือ ประเภทของสินค้าในสต็อคของแต่ละสาขา เช่น สาขา A มีสต็อคอยู่ 3 รายการ, สาขา B และ C มีอยู่ 2 รายการ
• Qty. (Column D) เป็นจำนวนสต็อคของ iPod

เราจะใช้ตารางโจทย์เป็นฐานข้อมูลเพื่อหาผลลัพท์ในตารางแสดงฟังก์ชัน Sumif,Sumifs

ตาราง1 คือโจทย์ทดสอบฟังก์ชัน Sumif,Sumifs

Row	Column
	A	B	C	D
1	Branch	Product	Mem	Qty.
2	A	iPod touch	32 GB.	23
3	A	iPod touch	64 GB.	12
4	A	iPod Nano	16 GB.	10
5	B	iPod touch	32 GB.	15
6	B	iPod Nano	16 GB.	14
7	C	iPod Shuffle	2 GB.	32
8	C	iPod touch	16 GB.	11

ตาราง2 แสดงการใช้ฟังก์ชัน SUMIF กับ SUMIFS

Row	Column
	G	H	I
1	หาผลรวมของ	ผลลัพท์	การใช้ฟังก์ชัน ใน Column G
2	iPod Nano	24	=SUMIF(B2:B8,G2,D2:D8)
3	iPod touch	61	=SUMIF(B2:B8,G4,D2:D8)
4	iPod touch 32 GB.	38	=SUMIFS(D2:D8,B2:B8,LEFT(G3,10),C2:C8,RIGHT(G3,6))

อธิบายการใช้ฟังก์ชัน Sumif กับ Sumifs ในตารางการใช้ฟังก์ชัน

1. SUMIF ใช้หาผลรวมที่มีเงื่อนไขเดียว
   1. iPod Nano :
      1. range พื้นที่เซลล์เรนจ์ที่ใช้หาผลรวมของ iPod Nano คือ B2:B8 (จากตาราง1)
      2. criteria เงื่อนไขคือ G2 (จากตาราง2)
      3. sum_range ช่วงเซลล์เรนจ์ที่ต้องการให้คำนวณคือ D2:D8(จากตาราง1)
      4. คำตอบที่ได้คือ (10 +14)ผลลัพท์จึงได้ 24
   2. iPod touch: แทนค่าในฟังก์ชันเหมือนการหาผลรวมสต็อค iPod Nano ทุกอย่างยกเว้นเงื่อนไข(criteria)
      1. ผลลัพท์ได้(D2  +D3 + D5 + D8) หรือ (23 +12 + 15 + 11) = 61

---

2. SUMIFS ใช้หาผลรวมที่มีหลายเงื่อนไขมากกว่า Sumif เราจะกำหนดเงื่อนไข 2 ตัว เพื่อหาผลสต็อคของ iPod touch 32 GB.ในตารางที่2
   1. กำหนดให้ Criteria_range1 คือ คอลัมท์ Product (B2:B8) จากตารางที่1
   2. ต้องทำให้ Criteria1 เหมือนกับค่าใน คอลัมท์ Product (B2:B8) ของตารางที่ 1 เราจึงต้องตัดคำในเซลล์ G4(ตารางที่2) โดยใช้  Left(G4,10) จะได้คำว่า iPod touch
   3. Criteria_range2 คือ คอลัมท์ Mem (C2:C8)
   4. หา Criteria2 ด้วยการตัดคำใน  G4(ตารางที่2) โดยใช้ Right(G4,6) คือแทนค่าด้วย Text function  จะได้คำว่า 32 GB.
   5. เมื่อแทนค่าทั้งหมดผลลัพท์จะได้ 38 หน่วยจากสองรายการของตาราง1

จากตัวอย่างจะเห็นว่า criteria ในฟังก์ชัน sumif ไม่จำเป็นต้องเป็นค่าใดค่าหนึ่ง สามารถใช้กับฟังก์ชันแทนที่ลงไปเลยก็ได้แต่ถ้าหากเป็นข้อมูลจำนวนมากๆ การจัดเก็บข้อมูลควรแบ่งเป็น 3 ส่วน คือ Input sheet, Record sheet และ Output sheet จะทำให้งาน flow ได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น