วันอังคารที่ 22 มกราคม พ.ศ. 2556

แปลง Microsoft Office เป็นไฟล์ pdf ใน Excel 2007

Portable Document Format หรือ PDF ซึ่งเป็นรูปไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ชนิดที่ไม่เปลี่ยนแปลงโครงสร้างเดิม จึงทำให้มั่นใจได้ว่าไฟล์ที่เป็นฟอร์แมต PDF นั้นจะยังรักษารูปแบบเดิมได้ ถึงแม้จะถูกนำเสนอผ่านออนไลน์หรือการพิมพ์  อีกทั้ง การที่จะเปลี่ยนดาต้าในไฟล์ PDF ให้กลับมาเป็นรูปแบบเดิม ต้องใช้โปรแกรมแปลงกลับไม่สามารถเปลี่ยนในเอกสารได้ทันที


จึงไม่แปลกที่ยูสเซอร์หลายๆท่าน ชอบพิมพ์รายงานหรือบันทึกรายงานเป็น PDF เพราะว่าอย่างน้อยก็เป็นการป้องกันไม่ให้ไฟล์งานถูกเปลี่ยนแปลงโดยตั้งใจและไม่ตั้งใจ

ซึ่งการจะใช้ฟีเจอร์ของ MS Office บันทึกเป็น PDF ได้นั้นในคอมพิวเตอร์นั้นต้องติดตั้งโปรแกรมอ่านอย่าง Adobe Acrobat หรือ Foxit Reader ซึ่งส่วนใหญ่เป็น ฟรีแวร์ หาดาวน์โหลดมาใช้กันได้ทั่วไป

Save as Excel file to PDF
วิธีการบันทึกไฟล์เป็นรูปแบบ PDF

  • เปิดไฟล์งานที่ต้องการบันทึก

  • ไปที่ Office button

  • เลือก Save as

  • ใต้ save a copy of the docmuent เป็น PDF or XPS

  • ไฟล์งานจะถูกสั่ง Publish และไฟล์ PDF จะถูกเปิดด้วยโปรแกรมอ่าน PDF หลังจาก Publishing เสร็จสิ้น

Publishing Ms office to PDF

นอกจากนี้ยังมีโปรแกรมที่น่าใช้สำหรับแปลงไฟล์เป็น PDF และยังรองรับการแปลงไฟล์งานแทบทุกประเภท อย่าง Email, Web page หรือ ไฟล์งานประเภทอื่นๆ

โปรแกรม CutePDF writer ไม่ใช่โปรแกรมขนาดใหญ่แต่มีประสิทธิภาพดีใช้งานง่ายและที่สำคัญเป็นฟรีแวร์
การทำงานของ CutePDF Writer ต่างจาก  Ms Office ที่ใช้วิธีบันทึกเป็น PDF

เพราะ CutePDF Writer จะสร้างพริ้นเตอร์ตัวใหม่ขึ้นมา ดังนั้นลักษณะการทำงานของ CutePDF จึงเป็นการทำงานผ่านการพิมพ์

(ดูว่าติดตั้งสมบูรณ์หรือไม่ ดูที่ Control Panel สำหรับ Ms Office ก่อน 2007 และ สำหรับเวอร์ชั่น 2007 ดูใน Device and Printers )
CutePdf Writer printer in Devices and Printers folder

เมื่อต้องการแปลงไฟล์เป็น PDF จึงใช้วิธีสั่งผ่านเครื่องพิมพ์ CutePDF Writer เหมือนการสั่งพริ้นต์เอกสารทั่วไป แต่โปรแกรมจะรันหน้า Save as ขึ้นมาภายหลังจากที่สั่งพิมพ์ผ่าน CutePDF Writer เราเพียงใส่ชื่อที่ต้องการบันทึกเท่านั้น และเมื่อบันทึกเสร็จ โปรแกรมอ่าน PDF ที่เราติดตั้งในเครื่องคอมพิวเตอร์ จะเปิดไฟล์ที่เราพึ่งบันทึกไปขึ้นมาอีกครั้ง ถ้าเห็นว่ายังไม่สวยงามพอ ก็แค่สั่งพิมพ์ใหม่เท่านั้น




Save as PDF File after printing from CutePDF Writer

CutePDF Writer เป็นฟรีแวร์ดาวน์โหลดจาก website ตามลิ้งค์ด้านล่าง
http://www.cutepdf.com/products/cutepdf/writer.asp

Reactions:

0 comments:

แสดงความคิดเห็น