วันจันทร์ที่ 27 สิงหาคม พ.ศ. 2555

ค้นหาและแทนที่ ใน Excel 2007



หลายๆ คน ที่ใช้ Excel Workbook ก็คงมีข้อมูลมากมายที่บันทึกไว้ในหลายๆ worksheet และอาจหาข้อมูลที่ต้องการไม่เจอ มีวิธีที่เราสามารถใช้คีย์ลัด เพื่อค้นหาได้แบบรวดเร็วและง่ายๆ คือ

การใช้ Find and Replace ของ Excel


  1. เปิดไฟล์ที่จะใช้งานหน้าใดก็ได้ เพราะสามารถเลือกการค้นหาได้ทั้ง workbook หรือ แค่ภายใน sheet ที่แสดงอยู่ ซึ่งเลือกจาก ช่อง Within:
  2. ใช้ CTRL+F (กด CTRL พร้อมกับแป้นอักษร F หรือ f ) เพื่อค้นหาค่าใดๆ ที่อยู่ในพื้นที่เซลส์ที่เราต้องการ ซึ่ง Excel จะแสดงกล่องโต้ตอบ Find and Replace  ให้เราใส่ค่าที่ต้องการค้นหาที่ Find what:  ตัวช่วยที่เพิ่มขึ้นมาคือ Format ซึ่งถ้าเรากำหนดด้วย format เพิ่ม ถึงจะเป็นค่าเดียวกันแต่สีตัวอักษรไม่เหมือนกัน  Excel ก็จะแสดงผลว่าค้นหาไม่พบ
    Find and Replace dialog box in cell-Excel

  3. .ใช้ CTRL+H  ถ้าต้องการแทนที่ค่าในพื้นที่เซลส์ที่เราเลือกไว้  ซึ่ง Excel จะแสดงกล่องโต้ตอบเดียวกัน แต่แสดงให้เราเห็น Replace tab แทนที่ Find  tab, ใส่ค่าที่ต้องการค้นหาที่  Find what: และใส่ค่าที่ต้องการแทน ที่ Replace with:  สามารถกำหนดค่า format ให้ค่าที่แทนใหม่ได้ด้วย

  4. Find and Replace dialog box in Excel

  5. ซึ่งที่จริงไม่ว่าเราใช้ CTRL+F หรือ CTRL+H ก็สามารถใช้ได้ทั้งนั้น เพราะ Tab เมนูของ Find and Replace คือ กล่องโต้ตอบเดียวกัน
  6. Find Next ค้นหาต่อไป คือ ค้นหาไล่ลงจนหมดแล้วย้อนขึ้นไปข้างบนใหม่ 
  7. Find All ซึ่ง Excel จะแสดงตำแน่งที่มีคำที่เราค้นหาทั้งหมด โดยบอกตำแหน่งเซลส์ไว้ด้วย
  8. Replace แทนที่เพียงครั้งเดียวเมื่อค้นหาเจอ
  9. Replace All คือ ถ้าเจอค่าที่ค้นหาให้แทนที่ทั้งหมด
  10. การปิด Dialog box นี้ก็แค่ คลิก Close หรือ กดแป้น Esc 

Reactions:

0 comments:

แสดงความคิดเห็น