สร้าง Drop Down List ด้วย Data Validation ใน Excel

การใช้ Data Validation สร้าง Drop Down Control List ใน MS Excel เป็นการสร้างลิสต์บ๊อกที่ง่าย และโดยทั่วไปมักใช้กับข้อมูลที่ไม่มีการเพิ่มเติมหรือเปลี่ยนแปลงมากนัก แต่อันที่จริงก็มีวิธีที่ทำให้เราสามารถเพิ่มข้อมูลในลิสต์ได้สะดวกด้วยเช่นกัน

ข้อดีของการใช้ drop down list ที่สร้างจาก data validation คือ

• เป็นรูปแบบที่สร้างได้อย่างง่าย โดยกำหนดให้ user เพียงใช้เม้าส์คลิกเลือกข้อมูลในลิสต์


• ลดความผิดพลาดจากการคีย์อินข้อมูล


• สามารถใช้ควบคุมขอบเขตของข้อมูลที่เราต้องการใช้บันทึกจริง


• ไม่จำเป็นที่จะต้องสร้างลิสต์จากข้อมูลที่อยู่บน Work sheet เดี่ยวกัน


• สามารถเพิ่มลิสต์ใน Drop down ได้

จะขอแบ่งวิธีเพิ่ม List Control Box ออกเป็น 3 ส่วน

---

Part 1 สร้าง Drop Down List บน Worksheet เดียวกัน

1. เลือก เซลส์ที่ต้องการวางลิสต์บ็อก แล้วไปที่ Menu เลือก Data Validation





2. Excel จะแสดงกล่องโต้ตอบ ที่แทป Setting เป็นตัวกำหนดการใช้ Validation criteria ให้กำหนดตามนี้
   1. หัวข้อ Allow:- เลือกเป็น List
   2. หัวข้อ Source:- ใส่ cell area ที่ต้องการให้อยู่ใน List ในรูป คือ =$D$5:$D$13 (หมายถึง เขตพื้นที่ตั้งแต่ D5 ถึง D13 และการใส่ $ เพื่อล็อคคอลัมภ์และแถวของพื้นที่) หรืออาจใช้เม้าส์คลิกเลือกพื้นที่ที่เราต้องการก็ได้ จากนั้น ok
   
   



3. จากภาพจะเห็นว่าข้อมูลที่เราเลือกทั้งหมดจะอยู่ในลิสต์บ็อกทั้งหมด เราสามารถเลือกข้อมูลจากลิสต์ได้และสามารถ copy ลงแถวอื่นๆ ได้เลย

---

Part 2 สร้าง Drop Down List ต่างหรือข้าม Worksheet

1. ก่อนอื่นเราต้องตั้งชื่อให้กับ Cell range ที่ต้องการใช้เป็นลิสต์ใน drop down ไปที่เมนู Formula เลือก Name Manager จากนั้นคลิกเลือก New ที่กล่องโต้ตอบ


2. ที่กล่องโต้ตอบ New Name ทำตามนี้
   1. หัวข้อ Name: ใส่ชื่อสำหรับพื้นที่เซลส์ที่เราต้องการ จากรูปใช้ชื่อ Product
   2. หัวข้อ Refer to: คือพื้นที่เซลส์ จากรูป เป็น ='Data validation1'!$D$5:$D$13 (หมายถึงเขตพื้นที่ตั้งแต่ D5 ถึง D13 ซึ่งอยู่อีกเวริ์คชีทหนึ่งที่ชื่อว่า Data validation1




3. หลังจากนั้นเราใช้วิธีสร้าง Data Validation เหมือน Part 1 เพียงแต่ในหัวข้อ Source: ใส่ชื่อพื้นที่เซลส์ที่เราตั้งไว้ คือ =Product และเมื่อต้องการเพิ่มข้อมูลสินค้าให้ใช้วิธี Insert/แทรกรายการลงในตารางข้อมูลที่เราได้ตั้งชื่อไว้ หรือ Edit ที่ Name Manager

---

Part 3 Drop Down List ที่สามารถเพิ่มข้อมูลหลักได้โดยไม่ต้อง Insert
ที่ Refer to: ใน Name Manager ใช้ฟังก์ชั่น OFFSET  แทนค่าเดิมจากตัวอย่างใน Part 2 ด้วย
=OFFSET('Data validation1'!$D$5,0,0,COUNTA('Data validation1'!$D:$D),1)

---

---